Job description

JSDCL Library
Asistente Administrativo

Puesto para Entrevista

JSDCL está buscando un asistente administrativo que pueda realizar simultáneamente varias tareas, auto motivado, energético, entusiasta, innovador y orientado al servicio que pueda apoyar las operaciones administrativas en el lugar de trabajo con buenas habilidades para resolver problemas. Debe ser capaz de realizar tareas administrativas como archivar, escribir en computadora, copiar, encuadernar, escanear, responder comunicaciones por teléfono, correo electrónico y correo, entre muchas otras responsabilidades. Debe brindar apoyo de manera educada y profesional al Director Ejecutivo, los empleados y los visitantes de la biblioteca para garantizar que todas las interacciones entre la organización y su público sean positivas y productivas.

Es una gran oportunidad el ser parte de la misión de JSDCL de servir a una comunidad local y ser un colaborador para las personas a las que sirve.

Introducción al candidato:

• JSDCL ha sido una biblioteca comunitaria durante 46 años. JSDCL consta de una biblioteca principal y seis bibliotecas "satélite" en las comunidades locales.
• Tenemos 2,000 miembros activos, 40,000 visitas el año pasado; personal a largo plazo; coadministradores y una junta directiva activa.
• Hemos identificado la necesidad de un asistente administrativo con vasta experiencia en tareas de apoyo administrativo, con excelentes habilidades interpersonales para servir a un lugar de trabajo y comunidad entusiastas.
• Estamos creciendo / expandiendo nuestra oferta enfocándonos en el aprendizaje virtual, adaptando nuestros servicios a nuestros tiempos difíciles con un programa innovador accesible a nuestra comunidad y más allá.
• Estamos listos para llevarlo al siguiente nivel, mientras nutrimos nuestras raíces comunitarias.

La recaudación total de fondos anual es de aproximadamente $ 750K, con una mezcla de donantes federales, municipales, legislativos, fundaciones, individuales y corporativos.

Resumen de Responsabilidades:

• Proporcionar apoyo administrativo para garantizar el funcionamiento eficiente de la biblioteca.
• Responder llamadas telefónicas, programar reuniones y apoyar a los visitantes.
• Llevar a cabo tareas administrativas, tales como: archivar, escribir cartas, correo electrónico, copiar, encuadernar, digitalizar documentos, entre otros.
• Realizar tareas fuera de la biblioteca según sea necesario, entre estas: entrega o recogido de documentos, participación de reuniones, etc.
• Completar los requisitos operativos programando y asignando proyectos administrativos y esperando resultados del trabajo.
• Exhibir una comunicación educada y profesional.
• Atender y canalizar las llamadas telefónicas.
• Generar informes estadísticos y programáticos, transcribir minutas de reuniones, crear presentaciones y buscar información según sea necesario.
• Coordinar toda la correspondencia interna y externa de la biblioteca.
• Administrar todos los archivos de la Directora Ejecutivo y demás personal administrativo.
• Coordinar reuniones con la Junta Directiva, comités de trabajo, proveedores y visitantes.
• Administrar la agenda del director ejecutivo según se le solicite.
• Saludar a los visitantes y ayudarlos con sus necesidades.
• Anticipar las necesidades de los demás, para garantizar una experiencia positiva y un gran servicio.
• Coordinar y dar seguimiento a tareas asignadas al equipo de trabajo alineadas a la gestión programática.
• Coordinar actividades de desarrollo profesional para el equipo de trabajo en conjunto con la Supervisora Operacional.
• Asegurar el funcionamiento del equipo completando los requisitos de mantenimiento preventivo, solicitando reparaciones, manteniendo inventarios y evaluando nuevos equipos de ser necesario.
• Proporcionar información a visitantes y canalizar servicios.
• Hacer coordinaciones de viajes, tales como: reservar vuelos, automóviles y hacer reservas de hoteles y restaurantes.
• Mantener el inventario de los suministros necesarios, coordinar y dar seguimiento a las compras.
• Apoyar al equipo de la biblioteca según sea necesario.
• Apoyar a la Junta Directiva y Comité de Desarrollo en las iniciativas de recaudación de fondos.
• Participar en actividades de recaudación de fondos.
• Colaborar en la implementación del Plan Estratégico y el cumplimiento de las políticas requeridas.

Requisistos:

• Bachillerato en Ciencias Secretariales, Administración de Empresas o disciplinas afines.
• Tres a cinco años de experiencia en un puesto de asistente administrativo.
• Totalmente bilingüe en inglés y español, hablado y escrito.
• Licencia de conducir válida y debe poseer un automóvil.

Habilidades:

• Excelente habilidad de comunicación escrita y verbal.
• Buenas habilidades interpersonales.
• Habilidad para hacer presentaciones de informes.
• Habilidades organizativas sobresalientes.
• Control efectivo de inventario.
• Análisis de información y gestión de procesos.
• Dominio de programas: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams,

Share Point), y Adobe Acrobat.

• Dominio del uso de la plataforma Zoom.
• Buenas habilidades para resolver problemas.
• Ser proactivo y capaz de trabajar de forma independiente.
• Orientada al servicio.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas y completar prioridades.

Beneficios:

• Trabajo a tiempo completo.
• $ 12.50 / hr.
• Contribución al Seguro Social.
• Seguro de desempleo y beneficios por discapacidad.
• Oportunidades de entrenamiento y capacitación.
• Contribución plan médico
• Reembolso por millaje.
• Uniforme proporcionado.
• Equipo.

En JSDCL Library, creemos en la diversidad, la equidad y la inclusión en el lugar de trabajo. En consecuencia, damos la bienvenida a las solicitudes de empleo de todos los candidatos calificados, independientemente de su raza, color, género, origen nacional, religión, edad, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, información genética, personas con discapacidades, embarazo, estado civil, estado como veterano protegido o cualquier otro estado protegido por la ley aplicable.

Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género u origen nacional. Se alienta a todos los candidatos calificados, incluidas las mujeres, las personas con discapacidad, los pueblos aborígenes y las minorías visibles, a que presenten solicitudes de empleo. Las adaptaciones para los solicitantes con discapacidades están disponibles previa solicitud en relación con el proceso de contratación.

Job Type: Full-time

Pay: $12.50 per hour

Work Location: In person

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